Najważniejsze aspekty księgowości w fundacji – zasady i obowiązki

Najważniejsze w księgowości fundacji to: zgodność z prawem (Ustawa o rachunkowości i ustawa o fundacjach), właściwy wybór formy ewidencji (pełne księgi lub uproszczenia), rzetelne sprawozdania finansowe do KRS i urzędu skarbowego, odpowiedzialność zarządu za politykę rachunkowości i inwentaryzację, a także przejrzystość wydatkowania środków i archiwizacja dokumentów. Te elementy decydują o legalności, wiarygodności i bezpieczeństwie finansowym organizacji.

Przeczytaj również: Czy można wybrać komornika z innego miasta?

Podstawa prawna i zakres obowiązków – co musi wiedzieć każda fundacja

Fundacje prowadzą księgowość zgodnie z dwoma kluczowymi aktami: Ustawą o rachunkowości oraz Ustawą o fundacjach. Te przepisy określają, kiedy stosować pełne księgi rachunkowe, jakie sprawozdania sporządzać oraz jak zapewnić transparentność finansową wobec darczyńców i instytucji nadzorczych.

Przeczytaj również: Jakie dane powinny znaleźć się w książce przychodów i rozchodów?

Jeśli roczne przychody fundacji przekraczają równowartość 200 tys. euro, ciąży na niej obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Poniżej tego progu część podmiotów może korzystać z uproszczonej ewidencji (NGO), o ile spełnia warunki przewidziane w przepisach. Niezależnie od formy ewidencji, wymagana jest rzetelność i przejrzystość finansowa.

Przeczytaj również: Jakie są najważniejsze elementy prowadzenia ksiąg rachunkowych w firmie?

Co istotne, zarząd fundacji ponosi odpowiedzialność za poprawność ksiąg, terminowość sprawozdań, zatwierdzenie i wdrożenie polityki rachunkowości, przeprowadzenie inwentaryzacji oraz ochronę dokumentacji.

Pełna księgowość w fundacji – kiedy, jak i po co

Pełne księgi rachunkowe są obowiązkowe po przekroczeniu ustawowego progu przychodów lub dobrowolnie, gdy fundacja chce zwiększyć kontrolę nad finansami. Kluczowy jest plan kont dopasowany do specyfiki działań statutowych, projektów i źródeł finansowania (dotacje, darowizny, składki, przychody z działalności odpłatnej lub gospodarczej).

Fundacja prowadząca pełne księgi sporządza roczne sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat lub rachunek wyników dla jednostek mikro/małych – gdy dopuszczalne, oraz informację dodatkową). Sprawozdanie zatwierdza właściwy organ i składa w KRS oraz przesyła do urzędu skarbowego w ustawowych terminach. Brak sprawozdania grozi sankcjami i utratą wiarygodności.

Pełna księgowość ułatwia rozliczanie projektów dotacyjnych i prezentuje wiarygodne dane interesariuszom. To także warunek sprawnej kontroli wewnętrznej oraz przygotowania budżetów na kolejne lata.

Uproszczenia dla NGO – kiedy można i jakie są ograniczenia

Część fundacji niespełniających kryterium przychodowego może zastosować uproszczoną ewidencję, ale tylko po weryfikacji wymogów ustawowych. Uproszczenia ograniczają obciążenia administracyjne, jednak nie zwalniają z dbałości o dokumenty źródłowe, podział kosztów na statutowe i administracyjne oraz rzetelne opisy operacji.

Decyzję o uproszczeniach warto poprzedzić analizą planowanych projektów i źródeł finansowania – przy dotacjach i sprawozdawczości grantodawców pełne księgi często okazują się bezpieczniejszym wyborem.

Polityka rachunkowości i plan kont – fundament porządku

Polityka rachunkowości to dokument, który określa zasady klasyfikacji zdarzeń, metody wyceny, sposób prowadzenia ksiąg, obieg dokumentów, plan kont oraz odpowiedzialności. Dla fundacji kluczowy jest czytelny podział na działania statutowe, działalność odpłatną i ewentualnie gospodarczą, a także rozdzielenie projektów dotacyjnych.

Dobry plan kont umożliwia szybkie raportowanie: kosztów programowych, administracyjnych, kosztów zarządu, a także monitorowanie środków celowych i wkładów własnych. Dzięki temu zarząd podejmuje decyzje na podstawie wiarygodnych danych, a sprawozdawczość do instytucji jest prostsza i mniej ryzykowna.

Podatki w fundacji – kiedy działa zwolnienie z CIT

Fundacja może korzystać ze zwolnienia z CIT, jeżeli dochód przeznacza i wydatkuje na cele statutowe wskazane w przepisach. Zwolnienie nie jest automatyczne – wymaga konsekwentnej ewidencji, odpowiedniej dokumentacji przeznaczenia i poniesienia kosztów oraz zgodności celów z ustawą.

Przychody z działalności gospodarczej, jeśli występują, wymagają odrębnej analizy podatkowej i często nie korzystają ze zwolnienia w całości. Dlatego tak ważna jest właściwa klasyfikacja źródeł przychodu oraz wydatków i zachowanie przejrzystości przepływów.

Sprawozdawczość, przejrzystość i archiwizacja

Poza sprawozdaniem finansowym fundacja zwykle przygotowuje sprawozdanie merytoryczne. Transparentność buduje zaufanie, a darczyńcy coraz częściej oczekują wglądu w strukturę kosztów i realizację celów. Zadbaj o rzetelność i przejrzystość finansową – spójne opisy, przypisanie kosztów do zadań, rozliczenia projektowe.

Dokumenty księgowe należy archiwizować zgodnie z przepisami – w sposób umożliwiający szybkie odtworzenie historii operacji. To obowiązek prawny i praktyczna tarcza podczas kontroli lub audytu.

Rola zarządu i kontroli wewnętrznej

Zarząd odpowiada za wdrożenie zasad rachunkowości, terminowość sprawozdań, inwentaryzację oraz nadzór nad obiegiem dokumentów. Dobre praktyki obejmują: rozdział obowiązków (np. dekretacja, zatwierdzanie, płatności), kalendarz zamknięć miesiąca i roku, a także regularne przeglądy kosztów.

Krótkie dialogi w zespole pomagają eliminować ryzyka:

• – Czy ten wydatek jest statutowy? – Tak, dotyczy projektu edukacyjnego i mamy umowę oraz harmonogram.
• – Do którego zadania przypisujemy fakturę? – Do „Edukacja 2025”, zgodnie z dekretacją i opisem merytorycznym.
• – Czy dotacja wymaga osobnego konta bankowego? – Tak, zgodnie z umową grantową i polityką rachunkowości.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Praktyka pokazuje, że potknięcia powtarzają się, ale da się im zapobiec:

• Nieprawidłowa klasyfikacja – wprowadź checklisty dekretacji i szkolenia dla osób opisujących dokumenty.
• Brak konsekwencji w dokumentacji – ustandaryzuj opisy, wymagaj podpisów akceptacyjnych i przypisania do zadań.
• Spóźnione sprawozdania – trzymaj kalendarz terminów KRS/US i zamknięcia okresów.
• Brak rozdziału projektów – używaj centrów kosztów i analityki kont dla każdego grantu.
• Niepełna inwentaryzacja – opracuj harmonogram i protokoły, kontroluj różnice.

Kiedy skorzystać z pomocy biura rachunkowego

Jeśli fundacja realizuje wiele projektów, otrzymuje dotacje z różnych źródeł, prowadzi działalność odpłatną lub gospodarczą, albo zbliża się do progu 200 tys. euro przychodu – wsparcie specjalistów oszczędza czas i ogranicza ryzyko. Profesjonalne biuro przygotuje politykę rachunkowości, dostosuje plan kont, zaprojektuje obieg dokumentów i przejmie sprawozdawczość.

Jeśli działasz lokalnie i potrzebujesz partnera, sprawdź księgowość dla fundacji w Lublinie – to realne wsparcie w obsłudze ksiąg, dotacji i rozliczeń podatkowych.

Praktyczny schemat działania dla zarządu

Żeby działać pewnie i przewidywalnie, wdroż krok po kroku:

1) Zdefiniuj politykę rachunkowości – plan kont z podziałem na działalność statutową/odpłatną/gospodarczą, projekty i źródła finansowania.

2) Uporządkuj obieg dokumentów – opisy merytoryczne, dekretacja, akceptacja, terminy płatności, archiwizacja.

3) Monitoruj próg 200 tys. euro – gdy go przekroczysz, przejdź na pełne księgi bez opóźnień.

4) Ustal harmonogram sprawozdań – KRS, US, grantodawcy; zamknięcia miesięczne i roczne.

5) Kontroluj podatki i zwolnienia – dokumentuj przeznaczenie dochodu na cele statutowe, analizuj ryzyko wyłączeń ze zwolnienia.

6) Prowadź inwentaryzację – środki trwałe, zapasy, środki pieniężne; protokoły i rozliczenie różnic.

7) Audytuj procesy – okresowe przeglądy, aktualizacja procedur, szkolenia zespołu.

Klucz w jednym zdaniu

Ustal jasne reguły (polityka i plan kont), prowadź ewidencję zgodnie z prawem, składaj terminowe sprawozdania, dbaj o transparentność i – gdy potrzeba – korzystaj ze wsparcia ekspertów, bo to gwarantuje bezpieczeństwo i zaufanie do fundacji.